Архивная обработка документов

Архивация документов — мероприятия, направленные на упорядочение и систематизацию документов, образующихся в процессе деловой деятельности организации в независимости от ее формы собственности. Слово «Мероприятия» в данной формулировке является ключевым, т.к. порядок их проведения установлен законодательно Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» от 22 октября 2004 года с изменениями и дополнениями.

Архивная обработка документов

Посмотреть цены на услуги архивной обработки документов

В организациях сотрудники и руководители не придают должного значения архивации документов, считая это лишней тратой трудовых и финансовых ресурсов. Однако, вряд ли кто-то, на таких предприятиях, проводил статистические исследования, сколько времени занимает поиск необходимого документа. Прибавим сюда проблемы при проведении аудита или проверки Государственными Органами РФ, возможные потери при переезде организации, выдача справок сотрудникам или бывшим сотрудникам и, на конец, сдача документов в Государственный архив, в том числе и при ликвидации предприятия.

Так как порядок мероприятий установлен законодательно, архивной обработкой документов должны заниматься люди, разбирающиеся во всех тонкостях данного процесса, а на предприятиях, зачастую, работников такой квалификации нет.

Важно!
Согласно статье 27 ФЗ «Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации» — юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Кратко об услуге «Архивная обработка документов»

Компания «Скан-НН» предлагает вам данную услугу, включающую в себя комплекс следующих мероприятий:

Предварительная экспертиза:

Проводится для распределения документов по исторической научной и практической ценности.

• документы, связанные с основной деятельностью предприятия
• документы по личному составу
• документы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью

Формирование дел по срокам хранения:

• постоянного
• временного (до 10 лет)
• долговременного (более 10 лет)

Оформление и описание дел:

• системная обработка документов в деле
• нумерация листов
• составление внутренней описи документов дела
• составление заверительной надписи
• оформление обложки дела
• переплетные работы

Создание описей

Данная процедура регламентирована архивным законом РФ. В основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002 года определены правила заполнения описей, составляемых после оформления и описания дел (при необходимости историческая справка к архивному фонду).

• мероприятия связанные с уничтожением дел
• составление акта уничтожения
• передача документов в государственный архив на хранение и разработку номенклатуры дел.

Сдача документов в архив на государственное хранение

Важно!
В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

При ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Если Вы дочитали данный раздел до конца, то эта услуга для Вас, наиболее актуальна. Мы обладаем достаточной квалификацией и опытом, чтобы подготовить всю необходимую документацию для сдачи в Государственный архив в соответствии с требованиями архивной службы.

Утилизация документов

Проведя работы по архивной обработке документов, встает вопрос об утилизации документов не представляющих ценности (исторической, научной и практической) или документов с истекшем сроком хранения. Наши сотрудники, следуя букве закона, определят, подлежит тот или иной документ утилизации, составят необходимый акт выделения документации к уничтожению, на основе которого и произведут собственно утилизацию.

Внеофисное хранение документов

Опыт наших специалистов позволяет утверждать, что приняв на хранение Вашу документацию, мы обеспечиваем сохранность, безопасность и конфиденциальность каждого отдельно взятого документа.

• Архив находится в коробках без каких-либо отличительных особенностей
• Оперативная доставка ваших дел благодаря современным системам учета
• Мы принимаем документы любого формата
• Разграничение прав доступа

Как формируется цена?

Расчет осуществляется согласно вышеперечисленным пунктам данной статьи, их наличием в полном объеме или частично.

При оформлении договора мы учитываем:

• важность информации, которую несет в себе документ;
• срочность выполнения заказа;
• количество документации, которую следует обработать, прежде чем создать архив;
• доступ к архиву через Интернет.

Наши преимущества

• мы предлагаем самые выгодные расценки в Нижнем Новгороде;
• оплата наших услуг производится исключительно по завершению выполнения заказа, т.к. мы уверены в уровне профессионализма наших сотрудников;
• к выполнению мы приступаем сразу же, вам не придется ждать;
• вам предоставляется личный менеджер, который поможет организовать правильную обработку документов;
• если у вас нет времени приезжать в офис, наши мобильные бригады готовы приехать к вам и предоставить весь спектр услуг.

Как сэкономить?

• Вы экономите свое рабочее время, а, следовательно, и деньги
• Вы экономите на расходах на помещение, т.к. мы освобождаем до 25% Вашей полезной площади.